ما هي خطة استمرارية العمل للموظفين، ان الممارسات المستخدمة لضمان استئناف الإجراءات في الوقت المناسب وبشكل منظم من خلال قدرتها على تنفيذ الإجراءات بأقل حد مقبول أو دون انقطاع إجراءات الأعمال أو الخدمات الحساسة للوقت” (Utilities Utility مجلة).
ما هي خطة استمرارية العمل للموظفين
ما هي خطة استمرارية العمل
تشمل أهداف تخطيط استمرارية الأعمال ما يلي
ضمان صحة وسلامة جميع الموظفين الحد من الانقطاعات لقدرة المنشأة على تقديم منتجاتها و / أو خدماتها تقليل الخسائر المادية القدرة على استئناف العمليات الحرجة خلال فترة زمنية محددة حتى وقوع الحادث
يمكن أن تعني خطة استمرارية الأعمال المدروسة جيدًا الفرق بين بقاء عملك والفشل في حالة وقوع كارثة. حريق أو فيضان أو عطل في القرص الصلب أو سرقة البيانات – يمكن لأي من هذه المركبات أو جميعها إيقاف عملك. سيساعدك تخصيص الوقت الكافي لوضع مقياس لاستمرارية العمل على ضمان أن عملك يمكن أن يستأنف العمل في أقصر وقت ممكن.
لإنشاء خطة طوارئ للأعمال
1) حدد المخاطر الرئيسية التي يواجهها عملك الصغير.
هل استولت على البيانات فيضان هزة أرضية سيساعدك تحديد أنواع الكوارث على الأرجح على تركيز إدارة الاستمرارية لديك وعدم إضاعة الوقت والمال في الاستعداد لشيء من غير المرجح أن يحدث.
ليس هناك فائدة من تصميم كيفية التعافي من الزلزال، على سبيل المثال إذا كان عملك لا يحدث في منطقة زلزال. ومع ذلك، ضع في اعتبارك المخاطر المتزايدة التي غالبًا ما تغفلها الشركات الصغيرة مثل هجمات القرصنة ونشاط القراصنة والتخريب.
2) حدد ما هو ضروري للغاية لبدء مشروعك الصغير مرة أخرى إذا أدت كارثة عمل إلى إيقافك واتخذ خطوات للتأكد من توفر هذه الأساسيات بسرعة.
قد تشمل هذه العناصر الأساسية الأشخاص والبيانات والمعدات والمخصصات المالية وحماية البنية التحتية.
ما هي الأسباب الرئيسية لعملياتك ما هي المعدات التي تحتاجها لمواصلة إنتاج وتقديم منتجاتك و / أو خدماتك المهمة من الممكن أن يتم التخلص من المقر مع شركة أخرى تمتلك المعدات المطلوبة له. ما هي الإمدادات اللازمة تعرف مسبقًا على الموردين أو الشاحنين البديلين إذا كان الترتيب المستمر الخاص بك غير فعال. إلى متى يمكنك إدارة عملك إذا تعطل تدفق أرباحك من أين ستحصل على المال لمواصلة ذلك
2) إعداد خطة الإخلاء في حالة الكوارث الطبيعية.
تحرك أكثر مع الموظفين وانشرهم بأسلوب أنيق في مختلف مناطق المباني التجارية الخاصة بك. كيف سيعرف الموظفون أنهم بحاجة إلى الإخلاء ما الذي يتعين عليهم فعله عندما يتم شطب إشعار الإخلاء ما هي الطرق المتاحة خارج العقار (المباني) أين يجب أن يتجمع الناس خارج الممتلكات من المسؤول عن التأكد من خروج الجميع بأمان
3) إنشاء نظام مروحة اتصالات مروحة.
إذا وقع شيء ما في عملك، فمن سيكون مسؤولاً عن السماح لكل من يعمل هناك تأكد من أن قوائم جهات اتصال الهاتف والبريد الإلكتروني جديدة وأن جهات الاتصال قد طبعت القوائم لأن جميع التقنيات تفشل عاجلاً أو آجلاً وعادةً في أكثر الأوقات غير المناسبة.
تحديد من سيكون مسؤولاً عن التواصل مع المعجبين وكيف (تجديد الموقع الإلكتروني للجهد، النشر على الشبكات الاجتماعية، البيانات الصحفية، اللافتات في النوافذ، إعلانات الراديو، إلخ.)
4) تأكد من أن مجموعات الطوارئ في الموقع كاملة وحديثة.
تُظهر مجموعات الإسعافات الأولية في مكان العمل من St. John Ambulance بالضبط ما تحتاجه مجموعات الإسعافات الأولية للمنظمات المختلفة من حيث عدد الموظفين. اعتمادًا على أشكال المحنة التي قد تحدث في منطقتك، قد ترغب في إضافة إمدادات أخرى. على سبيل المثال، يعد جالون واحد من الماء لكل شخص يوميًا أحد المستلزمات الموصى بها في قائمة مستلزمات الظروف الحرجة لمتاجر البيع بالتجزئة.
5) اتخذ خطوات الآن لحماية بيانات عملك.
بيانات عملك هي أثمن مواردك. إذا تعرض للسرقة أو التلف، فهل سيتمكن عملك من العمل بسرعة مرة أخرى أو حتى الاستمرار بشكل كامل
3 خطوات للنسخ الاحتياطي للمعلومات الناجحة يشرح كيف يمكنك التمتع براحة البال بمعرفة أن معلومات عملك محمية وسيتم الوصول إليها بسرعة مرة أخرى. حماية البيانات هي إحدى المزايا الوفيرة لتغيير عملك إلى الحوسبة السحابية.
6) تأكد من أن عملك يحمل تأمينًا مناسبًا.
التأمين ضد الحريق هو النوع الذي يتبادر إلى الذهن، لكن الحريق ليس بلا شك المصيبة الوحيدة التي يمكن أن يواجهها عملك الصغير. إلى جانب الأحداث الطبيعية الواضحة الأخرى مثل الفيضانات أو الأضرار الجوية، فكر في الضرر الذي قد ينجم عن عملية الاستحواذ، على سبيل المثال. ثم هناك عامل المسؤولية المحتمل إذا كان عملك الصغير يتحد مع الأنشطة التي قد تفتحك أمام دعاوى قضائية.
إن اختيار النوع المناسب من الحماية لتغطية أخطارك والحصول على تغطية تأمينية قصيرة الأجل وممتازة سيقطع شوطًا طويلاً نحو إعادة تشغيل عملك الضئيل مرة أخرى في حالة وقوع حادث.
8) تعرف على جيرانك.
إن فتح خطوط اتصال مع أصحاب الأعمال من حولك يمكن أن يفيد في الواقع استراتيجية استمرارية عملك. دعهم يعرفون ما تأمل في القيام به ومعرفة ما إذا كان يمكنك إشراكهم. قد تكون قادرًا على مشاركة تكاليف بعض النفقات المتعلقة بتخطيط الاستمرارية أو اتخاذ ترتيبات متبادلة لمساعدة بعضكما البعض في حالة الشدة. تعمل خطط الحالات الحرجة المنسقة بشكل خاص للمنظمات التي تشترك في المساحات المجاورة مثل تلك الموجودة في مراكز التسوق أو على طول شوارع المدينة.
9) تحقق من البرامج والموارد المحلية.
قد يكون لدى مدينتك أو بلدتك أو لجنة العمل الخاصة بك تدابير للأزمات / خطط للاستجابة للكوارث أو توفر موارد تسهل عليك وضع خطتك المخصصة معًا. وكمثال على ذلك، توفر مدينة أوتاوا معلومات بشأن الميل لحالات الطوارئ للأعمال التجارية في أوتاوا على موقعها على الإنترنت، وتقدم ورش عمل تدريبية حول هذا الموضوع. تعرف على ما هو متاح في بلدتك قبل أن تأخذ زمام المبادرة في كتابة مخططك الخاص للكوارث.
10) ضع كل ذلك معًا.
أثناء الجهد بقياس الاستمرارية، ضع كل القطع معًا في شكل مطبوع. (النسخ الرقمية لطيفة ولكنها ليست مفيدة جدًا إذا انقطع التيار الكهربائي و / أو لا يمكن استخدام الأجهزة الرقمية.) المرخص ذو الحلقات الثلاث يعمل بشكل جيد. قم بتضمين مخطط الإخلاء لخطة العمل الخاصة بك، وإدارة جهات الاتصال، ومعلومات حول مجموعات إمدادات الأزمات، وسياسات الحماية، وإجراءات حماية البيانات والاحتياجات التشغيلية، بالإضافة إلى تفاصيل أي ترتيبات قمت بها للحفاظ على تشغيل الأشياء أو تشغيلها مرة أخرى.
11) حافظ على إمكانية الوصول إلى خطة أزمة عملك.
أخيرًا وليس آخرًا، تفتقر إلى التأكيد على أن مخطط منتدى الكوارث يتم الاحتفاظ به في مكان يسهل الوصول إليه وتأكد من أن كل من يحتاج إلى الإلمام بمكان وجوده يعرف مكانه. تحتاج أيضًا إلى تعيين واحد واثنين لتولي خطة أزمة الجهود إذا كانت كارثة التوظيف تتطلب مغادرة المكان.
12) استخدام مواقع الويب الخاصة بك، والفضائيات، والمواقع الإلكترونية والصحف الاجتماعية
يعد موقع الويب الخاص بك ومنصات الشبكات الاجتماعية مثل Facebook و LinkedIn و Twitter طرقًا ممتازة للتواصل مع العملاء وممارسة الشركاء في حالات الطوارئ. لا تترك عملائك يتساءلون عما إذا كنت منفتحًا أم لا عند حدوث محنة – يمكن للمساهمة العاجلة على Facebook مواكبة ذلك. إدارة استمرارية الإجراءات
تصميم استمرارية إجراءات سهلة ومهينة. هناك في كل وقت “ظروف حرجة” عاجلة تتطلب اهتمامنا. ولكن كيف تقارن بتأثير توقفك عن العمل لساعات أو أيام أو أسابيع إن أخذ الوقت الكافي لإنشاء خطة استمرارية الأعمال سيكون بمثابة نصر كبير في حالة وقوع أي حادث.