ماذا يقصد بالتبادل الالكتروني للبيانات,يوفر نظام تبادل البيانات الإلكترونية ضمن أنظمة التجارة الإلكترونية العديد من المزايا، ويتم اختصاره من خلال الأحرف الإنجليزية EDI، حيث يتيح هذا النظام نقل المعلومات عن طريق تطبيق على الكمبيوتر، ومن خلال هذا المقال سنتحدث عن البيانات الإلكترونية نظام التبادل ومكوناته وأهميته.
ماذا يقصد بالتبادل الالكتروني للبيانات
يتكون نظام التبادل الإلكتروني من مجموعة من العمليات والمعايير التي تهدف إلى تبادل البيانات والأعمال بين الشركات إلكترونيًا. يشمل هذا النظام جميع أشكال تبادل البيانات الإلكترونية، بما في ذلك الإرسال والتحقق من الرسائل وتنسيق المستندات والبرامج المستخدمة في تفسير المستندات. يستخدم هذا النظام في كثير من الأشياء منها
- طلبات الشراء.
- كتالوجات الأسعار.
- ادفع الفواتير.
- المعاملات المصرفية.
- عمليات البيع والشراء.
ما هو تبادل البيانات الإلكترونية
يُعرف التبادل الإلكتروني للبيانات بأنه طريقة موحدة ومستقلة عن منصة الشركة، يتم من خلالها تبادل المعلومات، وتوفر هذه العملية العديد من المزايا، حيث تقلل التكاليف والأعباء، كما توفر معلومات دقيقة في أي وقت يحتاجها الأفراد، و تسمح تنسيقات الملفات EDI بتبادل المعلومات رقميًا بتنسيق موحد، بالإضافة إلى ترجمة ملفات التبادل الإلكتروني للبيانات من الشركاء التجاريين.
ما هي فوائد التبادل الإلكتروني للبيانات
تعد معاملات التبادل الإلكتروني للبيانات من أهم العمليات الضرورية لعمليات B2B، فهي الطريقة المفضلة لتبادل المستندات والمعاملات بين الشركات التجارية الصغيرة والكبيرة على حد سواء، ولها العديد من الفوائد والأهمية، ومنها ما يلي
- يوفر الوقت والمال من خلال أتمتة عملية كانت تُجرى يدويًا باستخدام المستندات الورقية.
- كفاءة وإنتاجية محسّنة حيث تتم مشاركة المزيد من مستندات الأعمال وتشغيلها في وقت أقل وبدقة أكبر.
- قلل من الأخطاء التي قد تحدث.
- يمكن دمج إمكانية التتبع المحسّن وإعداد التقارير كوثائق إلكترونية مع مجموعة متنوعة من أنظمة تكنولوجيا المعلومات لدعم جمع البيانات والوضوح والتحليل.
- دعم تجارب العملاء الإيجابية من خلال تنفيذ المعاملات بكفاءة وتقديم المنتجات والخدمات بطريقة سريعة وموثوقة.
كيفية إعداد التبادل الإلكتروني للبيانات
يعتبر تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات من أصعب الأفكار، وذلك لضرورة مواكبة اللوائح والمعايير والتحديثات الحكومية المتغيرة. تعتبر أيضًا واحدة من أكثر الأشياء تعقيدًا في طبيعتها، لأنها تحتاج إلى استيعاب تعقيدات احتياجات العمل على مستوى العالم. يمكن أن توفر متطلبات فردية، ولكن على الرغم من وجود اتفاق بين شريكين على وثيقة التبادل الإلكتروني للبيانات التي سيتم استخدامها، يمكن أن يكون لكل منهما متطلبات تنسيق فردية تحتاج إلى دعم، حيث تؤدي هذه العوامل إلى قيام العديد من المؤسسات بالاستعانة بمصادر خارجية لحلول التبادل الإلكتروني للبيانات الخاصة بهم.
شروط تبادل البيانات الإلكترونية
هناك بعض الشروط والقدرات والموارد الأساسية اللازمة للإعداد الفعال لتبادل البيانات الإلكترونية، ومن أهم هذه الشروط
- برامج الترجمة أو المناظرات والخرائط حيث تأخذ هذه البرامج مجالات مختلفة مثل الأسماء والعناوين وقيم العملات وأرقام الأجزاء والكميات.
- إمكانيات تغليف الدُفعات وإلغاء التغليف تدعم هذه الميزة مجموعات كبيرة من رسائل التبادل الإلكتروني للبيانات.
- آلية توجيه الرسائل بعد تفريغ الرسالة، يجب وضع آليات التوجيه لفرز الرسائل في مجموعات مختلفة، ثم تسليمها إلى الأهداف المناسبة، وهذا يتطلب تحويل الرسالة للحصول على الرسالة بالتنسيق الصحيح لوجهتها.
- اتفاقيات الشراكة التجارية (TPA) تحدد TPA جميع الشروط والأحكام، وتحدد معايير توثيق الأعمال، كما تحدد بروتوكولات الأعمال والاتصالات بين شركاء الأعمال.
مزايا تبادل المعلومات الإلكترونية
تتميز ميزة تبادل البيانات والمعلومات الإلكترونية بالعديد من المزايا منها
- سهولة التطوير.
- الارتباط بأكثر من شبكة.
- دعم الطباعة.
- القدرة على التعامل مع أجهزة معايرة متعددة.
- سهولة إعادة بناء المستندات.
معوقات التبادل الإلكتروني للبيانات
بالرغم من المزايا العديدة لخاصية تبادل المعلومات الإلكترونية إلا أن لها عيوب كثيرة منها
- التكلفة.
- مشاكل الاتصال.
- وقدم الأنظمة السابقة التي تم التعامل معها سواء للشركات أو العملاء.
- مقاومة تغيير نظام تبادل البيانات.
وهنا وصلنا إلى نهاية مقالنا بعنوان ما هو تبادل البيانات الإلكترونية، حيث تعرفنا على مفهوم التبادل الإلكتروني للبيانات ومميزاته وأهميته ومكوناته وعيوبه.