طريقة كتابة رسالة ادارية بالتفصيل. هذا هو نوع كتابة الوظيفة التي تتم بشكل رسمي حيث يتم إرسالها إلى الجهات الحكومية الرسمية من أجل تقديم طلب إليها أو تنفيذ أمر أو الاستعلام عن شيء ما.
يتميز هذا الحرف بسهولة الكلام، وحسن الاختيار من أجل أن يكون باللغة العربية الصحيحة. سهولة التعبير حتى يسهل على القارئ الفهم. الدقة في اختيار الجمل والتأكد من تناسقها. لا تكتب كثيرا. من الضروري أن تكتب في ما هو مطلوب فقط دون ملء وتعقيد حتى لا يشعر القارئ بالملل يمكنه فهم المحتوى ويجده مفيداً.
طريقة كتابة رسالة ادارية بالتفصيل
هناك خطوات يجب عليك اتباعها لتتمكن من كتابة خطاب إداري بطريقة صحيحة ومقبولة.
رأس
إنه موجود في الجزء العلوي من الصفحة التي ستكتب الحرف عليها. يتضمن هذا الورق ذي الرأسية الكيان الذي توجد به الشركة أو المؤسسة، ويكتب العنوان بالتفصيل.
علامة (رقم)
يشير الرقم إلى الترتيب العددي لهذه الرسالة في كتاب الشركة، أو النص الأساسي الذي يتم إرسال الرسالة إليه، أو يشير أيضًا إلى موضوع الرسالة ومحتواها.
تاريخ
هو مكتوب في الجزء العلوي من الصفحة على اليمين حيث يتم كتابة التاريخ مع اليوم والشهر والسنة، بالإضافة إلى البلد الذي تم إرسال الرسالة منه.
مركز وعنوان المرسل إليه
يتم كتابة المركز والعنوان بطريقة واضحة في أعلى الصفحة على الجانب الأيسر باللغة الإنجليزية، وعلى اليمين باللغة العربية.
فتح التحية
التحية هي قول السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ويمكن إضافة بعض الكلمات الحلوة بعده.
موضوع الرسالة
في هذه الخطوة، نحتاج إلى كتابة كلمة موضوع، وكتابة بجانبها كلمات بسيطة تشير إلى محتوى الموضوع.
نص الرسالة
هذا يمثل قلب الرسالة، وكاملها، وهنا علينا الالتزام بالملخص، وشرح الموضوع، أو الطلب، بطريقة مبسطة وعامّة حتى يتمكن القارئ من فهمها بسرعة، وليس معقدة وطويلة.
استنتاج
ضع كلمات شكر واحترام وتقدير بسيطة.
التوقيعات والأختام
يتم التوقيع على اسم المرسل ومنصبه والأختام، إن وجدت، لإعطاء هذه الرسالة طابعًا رسميًا.
المرفقات
يجب أن نضع كلمة مرفقات في الرسالة وإذا وجدت في الرسالة نقوم بكتابتها.
أصحاب المصلحة
أي الأشخاص الذين تُرسل إليهم هذه الرسالة، والمطلوب منهم تلبية مطالبها، أو الاستجابة لها.
أيقونات
ممثلة بأحرف اسم المؤلف.
كيفية كتابة خطاب إداري بطريقة إلكترونية
- يقدم الشخص الذي يرسل الرسالة نفسه لمن يرسل الرسالة، سواء كان يعرفه أم لا. هذه خطوة أساسية في كتابة الرسالة الإدارية.
- أرسل كل ما يتضمن قلب الرسالة وموضوعها، وعدم مناقشة الأمور خارج السياق أو الأمور الشخصية لأن هذه الرسالة موجهة إلى جهة رسمية.
- سرعة الرد على الرسالة، وعدم التأخر أكثر من 24 ساعة، حتى لا تترك انطباعًا سيئًا عنك من خلال الشخص الذي تتراسل معه.
- الدقة في اختيار الكلمات والكلمات، وتجنب الأخطاء الإملائية والنحوية، يجب قراءة الرسالة قبل إرسالها للتأكد من خلوها من الأخطاء.
- اكتب عنوانًا للرسالة يتناسب مع محتواها حتى يُعرف ما تتضمنه الرسالة.
- ضرورة إرسال الرسالة إلى الأشخاص المسؤولين فقط حتى تحصل على الرد الذي تريده بالطريقة الصحيحة دون أن يتجاهلها أحد.
- ضرورة استخدام علامات الترقيم وتنسيق الكلمات والعبارات والوضوح من حيث الشكل والمضمون وتجنب الإطالة ومحاولة التقصير قدر الإمكان.
- ضرورة وضع توقيع في نهاية الرسالة، والأفضل للمرسل أن يضع علامة، أو توقيعاً للشركة، أو الجهة التي أرسلت منها الرسالة حتى يتمكن القارئ من التعرف عليها بسهولة.
- مراعاة حجم وعدد الملفات المرفقة بالرسالة للسماح للمستلم بتنزيلها واستيعابها بسهولة.
هذه الطرق هي الأفضل في كتابة الرسائل الإدارية لكل من يريد إرسال رسالة للتأكد من احتوائها على جميع الشروط التي تجعلها مقبولة، وواضحة لكل من يستقبلها.